27/08/2015 15:03
Xem với cỡ chữ

Luật doanh nghiệp năm 2014: những vấn đề liên quan đến hoạt động của VDB

Hoàng Mai Hiền và nhóm nghiên cứu chi nhánh VDB Ninh Bình, Bài viết đăng trên Tạp chí HTPT số 106.

Thứ nhất: Giấy chứng nhận đăng ký DN
Thông tin pháp lý của DN sẽ được khai thác từ 2 nguồn:
+ Thông tin trên giấy chứng nhận đăng ký DN: bao gồm 4 nhóm thông tin: tên và mã số DN; địa chỉ trụ sở chính; họ tên và các thông tin cá nhân khác của người đại diện theo pháp luật, của chủ sở hữu, của thành viên; và vốn điều lệ.
+ Thông tin đăng ký DN bao gồm: ngành nghề kinh doanh; các loại cổ phần, mệnh giá mỗi loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần; thông tin đăng ký thuế; số lượng lao động; điều lệ công ty; danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài; thông tin về nhà đầu tư nước ngoài (pháp lý, tùy thân); giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài.
Do hình thức và nội dung của giấy chứng nhận đăng ký DN ngắn gọn hơn nên để biết thêm các thông tin khác về DN, khi tiếp nhận hồ sơ pháp lý của DN, cần tra cứu đồng thời cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký DN để nắm bắt tổng quát thông tin pháp lý. Qua tìm hiểu, cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký DN qua website: dangkykinhdoanh.gov.vn sẽ công khai tối đa các thông tin về DN (bao gồm cả thông tin miễn phí và dịch vụ), đảm bảo mục tiêu toàn xã hội nâng cao giám sát hoạt động của cộng đồng DN.
Do việc thay đổi các thông tin đăng ký DN sẽ không phải đề nghị cơ quan đăng ký cấp văn bản sửa đổi như hiện nay mà các DN tự động đăng ký với cơ quan đăng ký trong vòng 10 ngày kể từ ngày thay đổi. Trong quá trình quản lý, định kỳ hàng tháng, cán bộ tín dụng cần tra cứu thông tin pháp lý về khách hàng trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký kinh doanh. Trường hợp phát hiện khách hàng thay đổi giấy chứng nhận đăng ký DN, yêu cầu cung cấp bổ sung bản mới.
Thứ hai: Người đại diện theo pháp luật
Theo Luật Doanh nghiệp 2014, công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) và công ty cổ phần (CP) có thể có hơn một người đại diện theo pháp luật. Để thuận tiện cho quá trình quản lý đối với khách hàng là công ty TNHH và công ty CP có nhiều người đại diện theo pháp luật, cần thường xuyên theo dõi tình hình nhân sự quản lý của DN, yêu cầu khách hàng cung cấp điều lệ quy định rõ số lượng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng người đại diện theo pháp luật và đăng ký với cơ quan đăng ký. Trường hợp điều lệ không quy định cụ thể, khách hàng cần thiết phải bổ sung văn bản xác nhận chi tiết quyền hạn và trách nhiệm của từng người đại diện để xác định phạm vi thẩm quyền của họ trong các giao dịch, đặc biệt là đối với VDB. Tuy nhiên, trong quá trình quản lý khách hàng, có thể VDB sẽ không biết được nội dung phân quyền có sự thay đổi (nếu có) nếu như khách hàng do cố ý hay vô tình không thông báo. Do vậy, để giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra, trong các hợp đồng ký kết với khách hàng là công ty TNHH và công ty CP, cần bổ sung thêm ràng buộc VDB sẽ không chịu trách nhiệm về những thiệt hại xảy ra do khách hàng không gửi đầy đủ hồ sơ, không thông báo kịp thời những thay đổi liên quan đến yếu tố pháp lý của DN như: người đại diện theo pháp luật, vốn điều lệ, điều lệ DN...
Thứ ba: Hình thức, số lượng và nội dung con dấu của DN
Lưu ý về số lượng, mẫu con dấu được DN đăng ký sử dụng với cơ quan đăng ký tại cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký DN. Do con dấu sẽ có xu hướng chỉ là biểu tượng đại diện của DN chứ không có ý nghĩa pháp lý mang tính quyết định nên chữ ký của người đại diện, của người có thẩm quyền sẽ có ý nghĩa quan trọng hơn trước đây. Do đó, VDB cần yêu cầu khách hàng gửi các văn bản thông báo mẫu chữ ký của người đại diện theo pháp luật, của chủ sở hữu DN và của người có liên quan đến những giao dịch với VDB. Các văn bản thông báo trên phải được chứng thực chữ ký theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 có hiệu lực từ ngày 10/4/2015. Việc dựa vào con dấu để xác minh tính pháp lý của DN sẽ có thứ tự ưu tiên thứ hai sau chữ ký đã đăng ký của người đại diện theo pháp luật và chủ sở hữu công ty. Bên cạnh đó, VDB cần có văn bản hướng dẫn hoặc có kế hoạch tập huấn cho CBVC trong hệ thống về những kỹ năng phân biệt con dấu giả thật, kỹ năng nhận diện chữ ký, kiểm soát chữ ký điện tử đang rất phổ biến hiện nay (quan trọng đối với nghiệp vụ tín dụng xuất khẩu khi xác thực hợp đồng xuất khẩu).
Thứ tư: Vốn điều lệ công ty
Pháp luật quy định thời hạn góp vốn tối đa là 90 ngày đối với công ty TNHH và công ty CP. Khi tiếp nhận hồ sơ đề nghị vay vốn của khách hàng, cần xác định thời điểm đăng ký DN, thời hạn góp vốn, kiểm tra DN đã góp vốn đủ chưa, nếu đủ rồi kiểm tra sổ theo dõi góp vốn, giấy chứng nhận góp vốn, loại tài sản góp vốn, chuyển quyền sở hữu tài sản góp vốn như thế nào, biên bản giao nhận tài sản góp vốn. Nếu chưa đủ, kiểm tra đã hết thời hạn phải báo cáo cơ quan đăng ký chưa (60 ngày đối công ty CP, 30 ngày đối với công ty TNHH), DN đã cập nhật lại thông tin giảm vốn điều lệ hay chưa. Nếu DN chưa hoặc không cập nhật thì chỉ công nhận số vốn điều lệ bằng số vốn được ghi chép trong sổ góp vốn và có chứng từ, thủ tục pháp lý đầy đủ, hợp lệ. Đồng thời, đây có thể coi là một căn cứ quan trọng đánh giá về tư cách khách hàng. Trong quá trình quản lý khách hàng, thường xuyên theo dõi biến động của vốn điều lệ tại báo cáo tài chính hàng năm so với mức vốn đã đăng ký. Trường hợp có thay đổi, yêu cầu khách hàng thuyết minh nguyên nhân và xuất trình các thủ tục pháp lý liên quan. Trường hợp khách hàng chưa kịp thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh, yêu cầu khách hàng làm thủ tục đăng ký thay đổi.
Riêng đối với DNTN và công ty hợp danh, pháp luật không quy định thời hạn góp vốn mà do điều lệ DN quy định. Cần kiểm tra vốn đầu tư của DN được thể hiện tại báo cáo tài chính tăng hay giảm. Nếu giảm phải kiểm tra xem khách hàng đã báo cáo với cơ quan đăng ký chưa, nếu chưa yêu cầu khách hàng thực hiện ngay. Nếu khách hàng không thực hiện thì từ chối cho vay. Trường hợp khách hàng đã giải ngân xong rồi, dự án khoản vay đang trong quá trình quản lý, thì gửi công văn thông báo cho cơ quan đăng ký biết và cùng các cơ quan quản lý khác trên địa bàn nhắc nhở, điều chỉnh DN. Đồng thời, cần rà soát những giao dịch phát sinh sau thời điểm DN giảm vốn điều lệ mà chưa đăng ký để có những giải pháp, dự phòng hợp lý.
Cán bộ tín dụng cần thường xuyên truy cập để thực hiện các khai báo kịp thời về khách hàng trên VDB online và dữ liệu cho Trung tâm Khách hàng.
Thứ năm: Quản lý DN nhà nước
DN nhà nước theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014, là DN do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ. Do đó, cán bộ tín dụng cần tiến hành rà soát lại các DN nhà nước đã cho vay để thực hiện thay đổi lại các thông tin khách hàng và hồ sơ pháp lý cho phù hợp.
Đề nghị VDB bổ sung thêm các kí hiệu mới đối với các DN vốn nhà nước chiếm 50-<100% theo bảng phân loại các DN có vốn nhà nước.
Đối với DNNN, để quản lý tốt khách hàng, cần nghiên cứu thêm Luật Quản lý, sử dụng vốn nhà nước đầu tư vào sản xuất kinh doanh của DN.
Thứ sáu: Điều lệ doanh nghiệp
Điều lệ DN luôn là tài liệu rất quan trọng, thể hiện mọi quy định, quy tắc hoạt động của DN: người đại diện theo pháp luật, các thành viên, người quản lý DN, việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu, tỷ lệ biểu quyết, điều kiện thông qua nghị quyết cuộc họp, thời hạn góp vốn của thành viên góp vốn công ty hợp danh; số lượng thẩm quyền bổ nhiệm phó tổng giám đốc của DNNN, các vấn đề khác... Do đó, cán bộ tín dụng phải thường xuyên theo dõi, nắm bắt về những nội dung thay đổi của điều lệ DN để kịp thời lưu hồ sơ, thuận lợi hơn cho công tác quản lý khách hàng. Ngoài việc hỏi thông tin qua người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu, cán bộ giao dịch trực tiếp của DN, cán bộ tín dụng có thể nắm bắt thông tin về việc thay đổi điều lệ qua nhiều kênh như từ các cổ đông sau kỳ họp đại hội cổ đông, qua các thành viên góp vốn hoặc những đối tác thường xuyên giao dịch với DN.
Thứ bảy: Hồ sơ pháp lý theo quy định của Luật Doanh nghiệp mới
Như vậy, có thể hình dung những hồ sơ pháp lý cần thiết theo Luật Doanh nghiệp năm 2014 mà khách hàng phải nộp cho VDB bao gồm:
- Giấy chứng nhận đăng ký DN. Đối với Chủ đầu tư là người nước ngoài bổ sung thêm Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
- Quyết định bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật; kế toán trưởng.
- Bản sao CMTND hoặc Thẻ căn cước công dân thay cho CMTND từ 01/01/2016 của chủ tài khoản, kế toán trưởng, của người được ủy quyền quản lý tài khoản tiền gửi, tiền vay của DN tại VDB.
- Văn bản thông báo chữ ký của các chủ thể: chủ sở hữu, người đại diện theo pháp luật, kế toán trưởng, người được ủy quyền có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền theo quy định hiện hành.
- Văn bản thông báo mẫu dấu của công ty thể hiện rõ số lượng, hình thức con dấu.
- Điều lệ công ty; điều lệ sửa đổi, bổ sung.
- Văn bản quy định phạm vi quản lý công ty, quyền hạn và trách nhiệm của mỗi đại diện theo pháp luật (đối với công ty TNHH, công ty CP có nhiều đại diện theo pháp luật) - nếu điều lệ công ty không quy định rõ hoặc có quy định nhưng đã có thay đổi.
- Lý lịch tư pháp (mẫu 1) của người đại diện theo pháp luật (nếu thấy cần thiết).
- Hồ sơ khác liên quan (nếu có).
Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực sẽ tạo điều kiện thông thoáng cho các DN hoạt động nhưng cũng đặt ra nhiều thách thức cho các đơn vị quản lý, đặc biệt là các nhà tài trợ vốn cho DN trong môi trường pháp luật chưa đồng bộ của Việt Nam hiện nay. Điều đó đòi hỏi các nhà quản lý DN nói chung và VDB nói riêng phải sớm ban hành được các giải pháp tương ứng vừa đảm bảo yêu cầu quản lý chặt chẽ, an toàn vừa không đi ngược với chủ trương trao thêm quyền chủ động cho DN đã được luật hóa tại Hiến pháp năm 2013.

Tìm theo ngày :